Handige tips voor het opzetten van een bedrijfsadministratie

Als je eindelijk van je hobby je werk maakt, zul je ook moeten nadenken over het voeren van je bedrijfsadministratie. Zolang je nog maar enkele facturen per jaar schrijft en maar vier klanten hebt, is er geen probleem. Als het echter wat drukker wordt, is een handige methode om je klanten en aanhangende zaken te organiseren onontbeerlijk. In dit artikel hoop ik je een paar tips te geven die nuttig zijn voor mijn situatie. Misschien is de jouwe iets anders, maar dan hoop ik je in ieder geval op een positieve manier aan het denken te zetten. Ik ga in op deze zaken:

• Het opzetten van je klantenadministratie
• Het opzetten van je hostingadministratie
• Het beheren van al je ingaande en uitgaande facturen

Opmerking 1:
Uitgangspunt van dit artikel is dat je alles beheert met software die je toch al hebt, te weten Windows Verkenner (duh…), Word en Excel. We gebruiken dus geen administratiepakketten omdat dit artikel gericht is op de eigenaar van een beginnend bedrijf.

Het beheer van je relaties/klanten

Vanaf nu zullen we spreken over het beheer van je ‘relaties’ i.p.v. je klanten. De reden hiervoor is dat je misschien een administratie wilt bijhouden van partijen die nu niet, maar in de toekomst misschien wel een klant van je zullen zijn. Als je bijvoorbeeld een offerte bij een partij uitbrengt, is die partij al wel een relatie van je, maar hij is pas een klant als de opdracht binnen is. Zeker als het wat drukker wordt, zul je steeds vaker merken dat een klant mailt met vragen als:

• Wat had je ook al weer voor offertebedrag gezegd?
• Ik heb een nieuw adres, kun je mijn facturen voortaan sturen naar…
• Kun je me even een recente backup van de site mailen?
• Wat zijn ook al weer de FTP-gegevens van mijn site?

Er zijn dagen dat ik 10 tot 20 van deze mailtjes krijg en ik ben dan dolblij dat mijn administratie van klantgegevens op orde is. Nu zal het je niet veel kunnen schelen of ik mijn administratie in orde heb of niet, maar de mappenstructuur hieronder blijkt in de praktijk erg handig te zijn:

• 027 BM Media
  • Facturen
    • 2006-12-24 Registratie bm-media.nl.doc
    • 2006-12-27 Voorschot Netters.nl.doc
  • Hosting
    • bm-media.nl.doc
    • netters.nl.doc
  • Offertes
  • Server
    • 001 BM Media
      • 2006-11-25 BM Media
      • 2006-12-10 BM Media
    • 002 Netters
      • 2006-10-09 Netters
      • 2006-12-14 Netters
      • 2006-12-16 Netters
• 028 SearchResult
  • Enz…

Wat je hier ziet is dat ik mijn relaties relatienummers heb gegeven. Omdat Windows Verkenner alfanumeriek sorteert, moet ik nullen voor het getal zetten om er voor te zorgen dat 9 (009) voor 10 (010) staat vermeldt. Vervolgensz zie je dat ik per relatie een paar subpakken heb. De namen spreken voor zich. Ook projecten (in de submap /server) krijgen een nummer. Zowel facturen als backups van projecten worden voorzien van een datum met de notatie jjjj-mm-dd. Deze volgorde wordt weer gekozen omdat Windows Verkenner ze dan mooi op historische volgorde zet.

Opmerking 2:
De inhoud van de map hosting zullen we later nog bespreken. Merk voor nu op dat hij lekker handig gesorteerd is op domeinnaam. Merk ook op dat er geen www. voor staat, zodat je met het intypen van een ‘n’ meteen bij netters.nl.doc uitkomt, wat zeker handig is als de lijst langer wordt.

Opmerking 3:
Als je bestanden als logo’s, schetsen en andere krabbels wilt bewaren, kun je deze bijvoorbeeld in een submap /data van de projectmap plaatsen. Ik bewaar ze vaak op de server en omdat ik weinig designwerk doe, is het vaak maar een klein beetje wat online staat: vandaar dat het onbreekt in bovenstaand overzicht.

Opmerking 4:
Als we dan toch handige tips aan het geven zijn… Bewaar altijd minimaal 2 backups van een project waar jij aan gewerkt hebt. Zelfs als hier andere afspraken over zijn gemaakt met de relatie of de hostingprovider, vind ik dat een programmeur/designer moreel verplicht is om backups te bewaren.

NAW gegevens van relaties beheren

De NAW-gegevens van klanten wijzigen geregeld. In een eerder stadium van mijn bedrijf hield ik de wijzigingen nooit op een handige manier bij. Bij het wijzigen van een postadres opende ik vaak de laatste verzonden factuur en wijzigde ik hierin het adres. Een volgende factuur werd dan samengesteld d.m.v. copy + paste op de vorige factuur. Dit gaat prima bij adresgegevens, maar als het gaat over telefoonnummers, rekeningnummer, contactpersonen enz. houdt dit snel op. Daarom is het handig om al deze gegevens in één Excelsheet te beheren.

Het beheer van je hosting

Betreffende de websites die je host dien je uiteraard gegevens als FTP, control panel access en wachtwoorden van emailadressen te beheren. Het meest handige hiervoor is mijns inziens het bijhouden van een Word-document waarin je al deze gegevens weer geeft. Als je in dit document ook zaken als de URL van webmail e.d. aangeeft, is dit ook een handig document om door te sturen naar je klant.

Opmerking 5:
Een voorbeeld van zo’n document kun je hier downloaden. De velden in het geel dienen uiteraard aangepast te worden.

Opmerking 6:
Als een klant zelf control panel access heeft, kan hij zelf zaken aanpassen waardoor je documentje niet meer klopt. Dit wil in sommige gevallen nog wel eens lastig zijn, omdat je niet meer de controle over deze gegevens hebt. Daarom is het goed je af te vragen of de klant die control panel access echt nodig heeft, of dat jij zelf die ene emailwijziging wel kan doorvoeren.

Het beheer van je resultatenrekening

Zolang je nog niet te veel facturen binnenkrijgt, kun je deze prima beheren in Excel. Ikzelf stop de ingaande en uitgaande facturen gewoon in één overzicht, waarbij ik kan deze kolommen gebruik:

+----+---------+---------+--------------+-----+--------------+-------------+-----+-------------+
| nr | cr. nm. |deb. nm. | lasten excl. | btw | lasten incl. | baten excl. | btw | baten incl. |
+----+---------+---------+--------------+-----+--------------+-------------+-----+-------------+

Het nummer is een ‘L’ gevolgd door een oplopend nummer als het om lasten (debiteuren) gaat of een ‘B’ gevolgd door een nummer als het om baten gaat (crediteuren). Het nummer wordt bij mij in drie kleuren weergegeven:

• Zwart als de factuur betaald is of het geld binnen is.
• Blauw als ik de debiteur nog moet betalen.
• Rood als de crediteur mij nog moet betalen.

Uiteraard kun je hier andere keuzes in maken, maar dit werkt voor mij prima.

• Tweet